PERFIL DO
PROFISSIONAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Os
bibliotecários-documentalistas são os profissionais que
concebem, organizam e administram estruturas de documentação e
informação. Para tal, estabelecem e aplicam os critérios de
organização e funcionamento dessas estruturas (por exemplo
bibliotecas e centros de informação e documentação). No âmbito das
suas tarefas avaliam, adquirem e tratam os diversos suportes
documentais (tais como livros, revistas, jornais, manuscritos,
CD-ROM, etc.) com o objectivo de facilitar o acesso à informação;
concebem e planeiam serviços e sistemas de informação; seleccionam e
analisam informação com o objectivo de a racionalizar, isto é, gerem
a informação; inventariam as necessidades dos utilizadores a fim de
objectivamente lhes responder; definem os processos de recuperação e
exploração da informação; recuperam a informação a partir de fundos
documentais próprios, através do intercâmbio entre bibliotecas e/ou
serviços de informação; mantêm actualizados os fundos bibliográficos
documentais, perspectivando as necessidades futuras; procedem à
análise e avaliam a qualidade dos serviços e produtos documentais;
produzem e difundem informação adequada aos interesses dos seus
utilizadores; organizam e realizam actividades de promoção do livro
e da leitura e de animação cultural.
Nas unidades
documentais de maior dimensão estes profissionais podem desempenhar
funções em áreas específicas, nomeadamente no apoio directo aos
utilizadores, ajudando a definir estratégias de pesquisa em bases de
dados, ministrando formação aos utilizadores e garantindo o acesso
mais rápido e fiável à informação pretendida. Podem ainda efectuar a
gestão documental, desde a política de aquisições ao tratamento
técnico da mesma (inventariação, catalogação, indexação). Os que
trabalham na gestão integrada da unidade documental estão
incumbidos, designadamente, de gerir os recursos humanos da unidade
documental, como por exemplo os técnicos-adjuntos de biblioteca e
documentação, bem como de gerir os recursos financeiros,
nomeadamente através da preparação de orçamentos, podendo ainda
estar encarregues da gestão de outras actividades, tais como acções
de divulgação.
Apesar de,
actualmente, se considerar uma só profissão, a função de
bibliotecário-documentalista constitui-se por duas profissões
originalmente distintas. De facto, é possível estabelecer uma
pequena diferença entre o trabalho do bibliotecário e o trabalho do
documentalista: enquanto que o primeiro trabalhava, essencialmente,
sobre documentos originais, ditos primários (maioritariamente
bibliografia impressa), o segundo reunia documentos deles derivados,
isto é, que os referenciam, analisam, resumem, relacionam e tornam
mais acessíveis, constituindo a informação dita secundária e
terciária.
Os
arquivistas são os profissionais que adquirem, avaliam,
organizam e conservam a informação relacionada, basicamente, com a
gestão da actividade de instituições ou pessoas – de natureza
pública ou privada – independentemente do suporte em que estiver
registado. No âmbito das suas tarefas estabelecem e aplicam
critérios de gestão de documentos; avaliam e organizam a
documentação com interesse administrativo, probatório e cultural, de
acordo com sistemas de classificação definidos pela entidade
produtora da documentação ou que reflectem o seu sistema de
organização e/ou os das redes organizacionais onde se encontrem
envolvidas; mantêm os documentos, respeitando o esquema de
organização original do arquivo; intervêm na análise de processos
organizacionais adequando-os à respectiva produção documental,
definem e optimizam circuitos documentais e processos de controlo
dos documentos na organização, elaboram tabelas de selecção
estipulando os prazos de conservação e destino final dos documentos;
referenciam os documentos de modo a poderem ser facilmente
localizados por qualquer utilizador do arquivo; orientam a
elaboração de instrumentos de acesso documentação, tais como guias,
inventários, catálogos e índices; apoiam o utilizador orientando-o
na pesquisa de registos e documentos apropriados; promovem acções de
difusão a fim de tomar acessíveis as fontes; coordenam e
supervisionam o pessoal que lhes presta apoio técnico.
O trabalho do
arquivista é condicionado pelo tipo de arquivo em que está a
trabalhar. Se trabalha o arquivo no sector de administração
corrente, é sobretudo um gestor da informação administrativa e dos
seus circuitos dentro das organizações. Procede essencialmente à
identificação e controlo de documentos originados no respectivo
sistema informacional produzindo sobre eles mecanismos de
representação e localização; tem intervenção sobre a concepção da
tipologia dos próprios documentos (formulários, formatos, linguagem,
etc.), o seu registo e a sua circulação dentro dos serviços; zela
pela preservação da informação e seus suportes. Tem também a
responsabilidade de implementar a respectiva avaliação, de fazer
cumprir os prazos de conservação e de ter especial atenção pela
salvaguarda dos dados confidenciais. Se trabalha no sector de arquivo
definitivo, o seu trabalho implica que estude as instituições que
deram origem à informação acumulada e que procure reconstituir os
trâmites e os critérios da produção documental. Procede à
classificação, ordenação e descrição de documentos, inserindo-os no
contexto de produção tendo sempre em atenção os indivíduos que irão
utilizar essa informação (por exemplo, cidadãos em geral,
investigadores das mais variadas áreas de conhecimentos: médicos,
historiadores, economistas, etc.). O objectivo do seu trabalho, num
caso ou noutro, é tornar a informação clara de modo a que possa
corresponder às necessidades dos utilizadores.
Quando recebe
documentação acumulada e por organizar, também lhe competirá
promover o seu recenseamento e avaliação.
A utilização de
bases de dados e das novas tecnologias da informação (ex. redes de
fornecimento electrónico de documentos, como a Internet) vieram
facilitar e optimizar o trabalho dos bibliotecários-documentalistas.
De facto, estas tecnologias têm contribuído para a evolução das
funções destes profissionais, alterando-lhes o conteúdo, modificando
os procedimentos de trabalho e potencializando a qualidade dos
serviços prestados, na medida em que proporcionaram novas
possibilidades de criação, manipulação, transmissão e armazenamento
da informação. Por outro lado, como vieram permitir que a informação
seja mais facilmente reunida, mais rapidamente tratada e melhor
difundida, têm possibilitado que mais utilizadores tenham um melhor
acesso à informação.
A actividade
dos arquivistas também se tem alterado com a introdução de novas
tecnologias, que vieram melhorar
as técnicas e os instrumentos de trabalho
Por exemplo, a introdução da informática veio permitir a consulta
mais rápida de informação, pois o
uso das redes informáticas permite a reconstituição dos fundos
documentais de um mesmo arquivo dispersos por várias entidades
por outro lado, o uso da digitalização permite uma mais
completa e rápida difusão do vasto património arquivístico existente
Por fim, ao automatizarem os seus circuitos administrativos e
técnicos, as instituições começam a produzir documentos que utilizam
outros suportes que não o papel (discos ópticos, bandas magnéticas,
etc.), o que exige que se criem procedimentos de trabalho
completamente novos para a sua gestão, englobando nesta tarefa a
promoção do acesso e assegurando a sua conservação continuada.
Dada a
influência que as novas tecnologias têm tido em ambas as profissões,
nos últimos anos, é importante que estes profissionais possuam, cada
vez mais, bons conhecimentos de informática. É igualmente vantajoso
que possuam um bom conhecimento de línguas, pois muitas vezes têm de
consultar documentos que não são escritos em português. Devem,
ainda, dominar algum vocabulário técnico de diversas áreas de saber,
pois podem necessitar de analisar e tratar documentos que exigem
conhecimentos especializados dessas áreas. Deverão igualmente
adquirir competência na recolha de dados nomeadamente através da
elaboração de inquéritos e realização de entrevistas. Os arquivistas
necessitam também ter conhecimentos aprofundados sobre a forma de
funcionamento e estruturação das organizações para adequar a gestão
do respectivo sistema de arquivo à instituição em que trabalham. Por
vezes, têm também de lidar com documentos muito antigos que exigem
conhecimentos de paleografia. No entanto, mais importante é ainda o
conhecimento da diplomática, a qual analisa a estrutura do
documento, possibilitando o conhecimento da sua evolução e das suas
funcionalidades.
No
desenvolvimento do seu trabalho, os bibliotecários-documentalistas
costumam colaborar com outros profissionais, como por exemplo,
técnicos de informática, engenheiros de telecomunicações, livreiros
ou encadernadores. Por outro lado, são responsáveis por coordenar e
supervisionar o trabalho dos técnicos-adjuntos de biblioteca e
documentação. Tradicionalmente, os arquivistas só colaboravam com
profissionais da mesma área, apenas recorrendo a outros
profissionais quando necessitavam de ajuda em arquivos muito
especializados. Contudo, hoje em dia,
a arquivística é cada vez mais uma disciplina de âmbito
interdisciplinar. A sua cooperação com pessoal especializado nas
áreas da administração, da informática, etc., torna-se actualmente
indispensável. E tal como os bibliotecários-documentalistas, também
os arquivistas são responsáveis pela coordenação e supervisão do
trabalho dos técnicos-adjuntos de arquivo.
A actividade
destes profissionais prende-se com a gestão e controlo de documentos
bem como a disponibilização e tratamento da informação neles
contida. Assim sendo é importante que quem opte por estas profissões
seja metódico, organizado, minucioso, paciente, ponderado e possua
uma boa capacidade de concentração. É igualmente importante que
tenha uma boa capacidade de expressão escrita e oral e que possua
algum gosto pelo contacto directo com o público. Estas profissões
exigem ainda um espírito curioso e um gosto pela pesquisa.
Fundamental é a sensibilidade e o interesse pela preservação e pela
difusão de documentos, bem como a preocupação de manter a
originalidade e a integridade dos documentos com que trabalham
encarando-os como importantes testemunhos de natureza cultural,
científica ou administrativa.
Tanto os bibliotecários-documentalistas como os arquivistas têm
particular preocupação em manter a originalidade e a integridade dos
documentos com que trabalham, assegurando, desse modo, a fiabilidade
e integridade dos mesmos.
